Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 10 września 2026

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest BIMINI sp. z o.o., właściciel serwisu KoordynatorBudowy.pl, z siedzibą przy ul. Nowogrodzkiej 31, 00-511 Warszawa, KRS 0000445541, NIP 7010360169, REGON 146400752.

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz napisać na biuro@koordynatorbudowy.pl lub na powyższy adres pocztowy. Numer kontaktowy firmy: +48 690 230 806. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; wnioski dotyczące prywatności obsługuje administrator.

2. Zakres polityki i źródła danych

Polityka opisuje przetwarzanie danych podczas korzystania z naszej strony, przesyłania formularzy, korespondencji e-mailowej i przez WhatsApp, rozmów telefonicznych oraz obsługi zapytań i współpracy przy pomocy systemu CRM i asystenta wykorzystującego sztuczną inteligencję (AI).

Otrzymujemy dane bezpośrednio od Ciebie. Możemy również otrzymać Twoje służbowe dane kontaktowe i informacje o sprawie od osoby, którą reprezentujesz, inwestora, wykonawcy, dostawcy lub innego uczestnika inwestycji. Dotyczy to informacji potrzebnych do koordynowania współpracy, np. wskazania osoby odpowiedzialnej za dostawę. W takim przypadku informujemy Cię o źródle danych i ich przetwarzaniu najpóźniej przy pierwszym kontakcie, a w pozostałych przypadkach w terminach wynikających z RODO.

Samo korzystanie z WhatsApp lub kontakt z nami nie daje nam dostępu do całej historii Twoich prywatnych rozmów, książki adresowej ani wiadomości wymienianych z innymi odbiorcami. Polityka dotyczy firmowej obsługi KoordynatorBudowy.pl; nie obejmuje odrębnych, prywatnych rozmów i spraw osób korzystających z systemu.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od kanału i treści kontaktu przetwarzamy:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, nazwę firmy, rolę służbową, numer telefonu, adres e-mail oraz nazwę profilu udostępnioną w komunikatorze;
• informacje o zapytaniu lub współpracy: lokalizację inwestycji lub dostawy, zakres usług, terminy, ustalenia, treść korespondencji i dokumenty przekazane w związku ze sprawą;
• dane WhatsApp: treść wiadomości, przekazane załączniki, identyfikatory wiadomości i konta, daty, powiązania odpowiedzi oraz dostępne statusy wysłania, doręczenia i odczytu;
• dane rozmów: numer dzwoniącego, datę, czas i przebieg połączenia, treść wypowiedzi przetwarzaną przez asystenta, transkrypcję, podsumowanie, a w przypadku rozmów objętych nagrywaniem — także nagranie dźwiękowe;
• informacje tworzone w systemie obsługi: notatki, zadania, przypomnienia, kategorie spraw, proponowany priorytet, powiązania z kontaktem oraz historię wykonanych czynności;
• dane techniczne potrzebne do działania i ochrony usług, w tym adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, zdarzenia bezpieczeństwa oraz błędy integracji.

Zakres danych zależy od użytej funkcji. Nie każdy załącznik ani każda wiadomość trafia do analizy AI. Prosimy, abyś nie przesyłał haseł, kodów autoryzacyjnych, danych kart płatniczych ani zbędnych danych o zdrowiu lub innych szczególnie wrażliwych informacji. Jeżeli takie informacje są konieczne do konkretnej sprawy, uzgodnimy odpowiedni kanał i podstawę ich przetwarzania. Samo przesłanie danych wrażliwych nie jest traktowane jako wyraźna zgoda na dowolne ich wykorzystywanie.

4. Cele i podstawy przetwarzania

Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty i wykonanie umowy. Jeżeli jesteś stroną lub przyszłą stroną umowy, przetwarzamy niezbędne dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Obejmuje to także uzgodnienia terminów i informacje dotyczące realizacji zlecenia.

Kontakt z przedstawicielami firm, organizacja współpracy i obsługa pozostałej korespondencji. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest sprawna komunikacja, zapewnienie ciągłości obsługi, koordynacja inwestycji i dokumentowanie ustaleń.

Wsparcie obsługi przez AI, transkrypcje i notatki. Podstawą dodatkowego przetwarzania służącego uporządkowaniu spraw, przygotowaniu odpowiedzi i ograniczeniu pomijania ważnych ustaleń jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Wybór narzędzia AI nie oznacza, że wszystkie wykonywane przez nie operacje są niezbędne do zawarcia umowy. Ograniczamy zakres analizowanych danych do celu danej sprawy i uwzględniamy sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

Nagrywanie i przechowywanie dźwięku rozmowy. Jeżeli rozmowa jest nagrywana, informujemy o tym przed rozpoczęciem nagrywania treści sprawy. W przyjętym przez nas modelu przechowywanie nagrania w celu dokumentowania ustaleń i sprawdzania prawidłowości obsługi następuje na podstawie odrębnej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Odmowa nie wyklucza kontaktu z firmą; możesz skorzystać z e-maila lub uzgodnić kontakt z człowiekiem. Przetwarzanie dźwięku na bieżąco w celu rozmowy z asystentem nie jest tym samym co przechowywanie nagrania.

Obowiązki prawne i roszczenia. Dane wymagane do rozliczeń i dokumentacji przechowujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Bezpieczeństwo oraz podstawowa analityka strony. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO: ochrona usług przed nadużyciami oraz ocena ich działania. Technologie niewymagające zgody stosujemy tylko w granicach dopuszczonych prawem; opcjonalne technologie wymagające zgody uruchamiamy po jej uzyskaniu.

Marketing. Zgoda na kontakt w konkretnej sprawie nie jest zgodą na wysyłanie reklam. Jeśli prowadzimy komunikację marketingową, stosujemy właściwą podstawę przetwarzania danych oraz uzyskujemy uprzednią zgodę na użycie danego kanału, gdy wymaga tego prawo. Możesz w każdej chwili zrezygnować; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego kończy przetwarzanie w tym celu.

5. WhatsApp i powiadomienia o sprawach

Korzystamy z WhatsApp Business oraz integracji WhatsApp Business Platform, aby odbierać i wysyłać wiadomości dotyczące zapytań, dostaw, terminów i realizacji usług. Wiadomości z firmowego numeru mogą być przekazywane do naszego systemu obsługi, przypisywane do właściwej sprawy i udostępniane upoważnionym osobom.

System może przekazać osobie odpowiedzialnej za sprawę powiadomienie zawierające niezbędne podsumowanie i dane kontaktowe, np. informację o wymagającej reakcji dostawie. Nie oznacza to udostępnienia całego archiwum korespondencji wszystkim pracownikom.

Treść wiadomości może być analizowana przez asystenta AI na zasadach opisanych poniżej. Zautomatyzowane odpowiedzi i powiadomienia nie oznaczają, że Twoja wiadomość została już przeczytana przez człowieka. Status doręczenia również nie oznacza akceptacji oferty ani zobowiązania firmy.

WhatsApp jest dobrowolnym kanałem kontaktu. Jeśli nie chcesz go używać, napisz na biuro@koordynatorbudowy.pl. Możesz poprosić o zakończenie kontaktu przez WhatsApp. Nie powoduje to automatycznie usunięcia dokumentów, które musimy zachować w związku z umową, obowiązkiem prawnym lub roszczeniami.

WhatsApp/Meta przetwarza część danych na nasze zlecenie, a część w ramach własnej usługi i na zasadach określonych w swoich dokumentach prywatności. Szyfrowanie komunikacji nie wyłącza dostępu naszej firmy i wykorzystywanych przez nią dostawców do treści otrzymanych w firmowym systemie. Usunięcie wiadomości w Twojej aplikacji nie gwarantuje usunięcia jej kopii, notatki lub podsumowania z CRM — w tej sprawie możesz skierować do nas wniosek.

6. Jak działa asystent AI

Asystent może prowadzić rozmowę głosową lub tekstową, rozpoznawać treść zapytania, przygotowywać odpowiedzi, tworzyć transkrypcje i podsumowania, przypisywać sprawy do kategorii, proponować zadania oraz przekazywać informacje osobie odpowiedzialnej. Na początku kontaktu z asystentem informujemy, że rozmawiasz z AI. Głos może być syntetyczny; podobieństwo do ludzkiego głosu nie oznacza rozmowy z konkretnym pracownikiem.

Do obsługi bieżącej sprawy możemy wykorzystywać związane z nią wcześniejsze wiadomości, notatki, dokumenty i dane kontaktowe z naszych uprawnionych źródeł, np. firmowej poczty lub CRM. Po uruchomieniu funkcji wyszukiwania wiedzy informacje mogą być dzielone na fragmenty i przekształcane w reprezentacje numeryczne pomagające odnaleźć odpowiedni kontekst. Te reprezentacje również podlegają zasadom ochrony i usuwania danych. Baza wiedzy służy obsłudze spraw; jej utworzenie nie jest samo w sobie trenowaniem modelu AI.

Nie wykorzystujemy treści korespondencji ani głosu rozmówców do tworzenia ogólnodostępnych modeli lub klonowania ich głosu. Nie upoważniamy dostawców do wykorzystywania tych treści do trenowania modeli ogólnego przeznaczenia na ich własne potrzeby. Stosujemy w tym celu odpowiednie warunki umowne i ustawienia usług.

AI może popełniać błędy, w tym nieprawidłowo rozpoznać nazwisko, adres, termin lub powiązać wiadomość ze sprawą. Możesz poprosić o korektę oraz weryfikację przez człowieka. Asystent nie zastępuje osoby uprawnionej do podejmowania decyzji wymagających oceny zawodowej lub potwierdzenia istotnych warunków współpracy.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały w rozumieniu art. 22 RODO. Porządkowanie spraw i proponowanie ich priorytetu nie służy ocenie zdolności kredytowej, uprawnień do usług ani cech wrażliwych. Nie wykorzystujemy głosu rozmówców do biometrycznego potwierdzania tożsamości.

Jeżeli chcesz, aby sprawę przejął człowiek, powiedz lub napisz o tym albo skontaktuj się przez e-mail. Przekazanie sprawy człowiekowi nie oznacza natychmiastowej dostępności pracownika ani usunięcia wcześniejszych danych. Sprzeciw wobec przetwarzania przez AI rozpatrujemy zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie 10.

7. Odbiorcy danych i dostawcy

Dane udostępniamy osobom upoważnionym do obsługi spraw oraz dostawcom w zakresie niezbędnym do wykonania ich usług. W zależności od używanego kanału i funkcji korzystamy z:

• WhatsApp/Meta — komunikacji przez WhatsApp Business i Business Platform oraz obsługi statusów wiadomości;
• Cloudflare — hostingu, zabezpieczeń strony, działania aplikacji i CRM, przechowywania danych, kolejek, wyszukiwania i funkcji Workers AI;
• ElevenLabs — asystenta głosowego, przetwarzania mowy, syntezy głosu oraz obsługi transkrypcji i nagrań, jeśli funkcje te są włączone;
• operatorów telefonii i usług połączeń, w tym Telnyx — zestawiania połączeń i przetwarzania danych telekomunikacyjnych w danej trasie połączenia;
• Zoho — firmowej poczty i funkcji CRM, w zakresie połączonych usług;
• Google — firmowej korespondencji, kalendarza i dokumentów, jeżeli dana sprawa jest obsługiwana w połączonych usługach Google;
• Web3Forms — przekazania zapytania wysłanego przez formularz strony.

Dostawcy mogą korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających, w tym infrastruktury chmurowej i modeli językowych, zgodnie z obowiązującymi umowami. Nie każda wymieniona usługa otrzymuje dane każdej osoby. Informację o dostawcach uczestniczących w obsłudze Twojej sprawy możesz uzyskać, kontaktując się z nami.

Dane mogą otrzymywać również obsługujące nas biuro rachunkowe, doradcy prawni, wykonawcy i dostawcy związani z inwestycją oraz organy publiczne, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna. Nie sprzedajemy danych osobowych. Gdy dostawca działa na nasze zlecenie, określamy zasady przetwarzania w odpowiedniej umowie. Operatorzy i platformy mogą też działać jako odrębni administratorzy w odniesieniu do własnych celów lub obowiązków.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z globalnych usług komunikacyjnych, telekomunikacyjnych, chmurowych i AI może wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych oraz innych państwach, w których działają dostawcy lub ich podwykonawcy. Nie zapewniamy, że całość danych, kopii i dostępu serwisowego pozostaje wyłącznie w Polsce lub EOG.

Przekazanie wymagające zastosowania rozdziału V RODO opieramy na właściwym mechanizmie: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, a w jej braku — odpowiednich zabezpieczeniach, np. standardowych klauzulach umownych i wymaganych środkach uzupełniających. W przypadku EU–US Data Privacy Framework sprawdzamy objęcie konkretnego odbiorcy i rodzaju danych aktualną certyfikacją; nie zakładamy, że obejmuje ona każdego dostawcę.

Możesz poprosić o informację o podstawie konkretnego transferu oraz o kopię stosowanych zabezpieczeń, z uwzględnieniem ochrony danych innych osób i informacji poufnych.

9. Jak długo przechowujemy dane

Stosujemy następujące okresy przechowywania:

• zapytania, wiadomości WhatsApp, korespondencję, transkrypcje, podsumowania i robocze dane spraw, które nie doprowadziły do zawarcia umowy — do 12 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu w danej sprawie;
• nagrania dźwiękowe — do 90 dni od rozmowy, chyba że wcześniej skutecznie wycofasz zgodę albo konkretny fragment trzeba zachować na odrębnej podstawie w związku z ustalonym sporem;
• dokumentację wykonania umowy — przez okres realizacji, a następnie przez czas niezbędny ze względu na obowiązki prawne oraz terminy dochodzenia i obrony roszczeń właściwe dla danej sprawy; nie oznacza to zachowywania każdego nagrania i całej roboczej historii przez taki sam okres;
• dokumenty księgowe i podatkowe — przez okres wymagany właściwymi przepisami, co do zasady pięć lat, liczone od zdarzenia wskazanego w tych przepisach;
• operacyjne logi bezpieczeństwa, błędów i doręczeń — do 90 dni, chyba że konkretny incydent wymaga dłuższego przechowania odpowiednich informacji;
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu; dane służące wykazaniu zgody lub sprzeciwu — przez okres potrzebny do wykazania zgodności i ochrony przed roszczeniami;
• kopie zapasowe — w cyklu nadpisywania do 90 dni po usunięciu z systemów bieżących, z ograniczeniem dostępu do odtwarzania awaryjnego.

Dane związane z konkretnym sporem możemy zabezpieczyć do jego prawomocnego zakończenia i upływu odpowiednich terminów prawnych. Ograniczamy takie zabezpieczenie do informacji potrzebnych w tej sprawie.

Usuwanie obejmuje kontrolowane przez nas kopie w CRM, dostępne archiwum, transkrypcje, podsumowania oraz fragmenty i indeksy bazy wiedzy. Po odtworzeniu kopii zapasowej ponownie uwzględniamy wykonane wcześniej żądania usunięcia. Usunięcie z naszych systemów nie oznacza automatycznego usunięcia wiadomości z urządzenia drugiego uczestnika ani danych, które niezależny administrator musi przechowywać na własnej podstawie prawnej.

10. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz — gdy ma zastosowanie — przeniesienia danych. Możesz wycofać zgodę w dowolnym momencie; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Jeżeli podstawą jest prawnie uzasadniony interes, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wówczas zaprzestaniemy danego przetwarzania, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw nie wymaga takiego uzasadnienia.

Wniosek wyślij na biuro@koordynatorbudowy.pl, np. z tematem „Dane osobowe — WhatsApp/AI”. Podaj dane pozwalające odnaleźć sprawę, np. numer telefonu używany w korespondencji i przybliżoną datę kontaktu. Nie wymagamy z góry przesyłania skanu dokumentu tożsamości. Jeśli powstaną uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, poprosimy o dodatkowe informacje proporcjonalne do sytuacji.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przyczynie poinformujemy w pierwszym miesiącu. Jeśli nie możemy spełnić żądania w całości, wyjaśnimy powody.

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje i dane kontaktowe są dostępne na uodo.gov.pl">uodo.gov.pl.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w celu kontaktu jest dobrowolne, ale bez niezbędnych informacji możemy nie być w stanie odpowiedzieć, przygotować oferty lub wykonać zlecenia. Dane wymagane przepisami lub niezbędne do zawarcia umowy wskazujemy przy ich zbieraniu. Nie musisz korzystać z WhatsApp ani wyrażać zgody na przechowywanie nagrania, aby skontaktować się z firmą.

12. Cookies i technologie strony

Na stronie korzystamy z Cloudflare Web Analytics, służącego do analizy ruchu bez reklamowych plików cookie, oraz Cloudflare Turnstile, chroniącego formularze przed nadużyciami. Mechanizmy bezpieczeństwa mogą przetwarzać dane techniczne, w tym adres IP i informacje o przeglądarce. Zbiorcze raporty statystyczne nie są tym samym co wszystkie dane techniczne przetwarzane w celu bezpieczeństwa.

Możemy stosować niezbędne mechanizmy sesji, logowania i zapamiętywania ustawień. Samo umieszczenie odsyłacza do WhatsApp nie oznacza uruchomienia reklamowego śledzenia Meta na naszej stronie. Jeśli wprowadzimy opcjonalne mechanizmy analityczne, reklamowe lub osadzone treści wymagające zgody, przedstawimy odpowiednią informację i umożliwimy wybór przed ich aktywacją. Cofnięcie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

13. Bezpieczeństwo, odsyłacze i zmiany

Stosujemy zabezpieczenia odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, ochronę kluczy integracji i ograniczanie zakresu danych udostępnianych poszczególnym usługom. Zabezpieczenia komunikatora nie zastępują zabezpieczeń danych po ich otrzymaniu przez firmę.

Zewnętrzne strony i platformy mają własne zasady prywatności. Istotne zmiany celów, odbiorców lub sposobów przetwarzania odzwierciedlamy w aktualizacji polityki i przekazujemy dodatkową informację, gdy jest wymagana. Publikacja nowej wersji nie zastępuje zgody, jeżeli określone przetwarzanie jej wymaga.

Aktualna polityka jest dostępna pod adresem /polityka-prywatnosci/. Pytania i wnioski przyjmujemy pod adresem biuro@koordynatorbudowy.pl.

Poprzednia wersja polityki obowiązywała od 7 czerwca 2026 r. Kontakt: biuro@koordynatorbudowy.pl.